U bent hier

Studentenvertegenwoordigers

Woord vooraf

Beste (toekomstige) studentenvertegenwoordiger,

Om jullie te ondersteunen bij jullie taak biedt de Studentenraad van de UHasselt jullie deze handleiding aan.

Een studentenvertegenwoordiger speelt een belangrijke rol binnen de kwaliteitszorg van het onderwijs op de universiteit. Door aandachtspunten op te merken, positieve elementen uit lessen of projecten aan te halen en eventuele problemen te signaleren, kan de UHasselt één van haar kerntaken – het onderwijs – verbeteren en kwalitatief op peil houden, iets waar de studenten als eerste van meeprofiteren.

Een belangrijk aandachtspunt bij de studentenvertegenwoordiging is de communicatie, zowel naar de studenten als naar de onderwijsteams en het ondersteunend personeel toe. Daarom vinden jullie in deze leidraad onder meer informatie omtrent de vergaderingen zelf, met praktische tips hoe best zulke vergaderingen voorbereid kunnen worden, op welke manier gevoelige thema’s aan te kaarten en hoe de achterban het beste geconsulteerd en geïnformeerd kan worden.
Daarnaast hebben we ook nog nuttige informatie over de Studentenraad zelf met een toelichting van de structuur van de UHasselt, samen met een lijst van aanspreekpunten en andere tips.

Deze leidraad is door de jaren heen tot stand gekomen uit onze eigen ervaringen en besprekingen met de onderwijskundigen, docenten en onderwijsverantwoordelijken van de UHasselt. 

Studentenvertegenwoordiging @ UHasselt

Aan de Universiteit Hasselt kunnen we drie soorten studentenvertegenwoordiging onderscheiden. Allereerst zijn er de studentenvertegenwoordigers die in de evaluatievergaderingen hun eigen richting, jaar en eventueel groep vertegenwoordigen. Verder zijn er de studentenvertegenwoordigers binnen het OMT, waar men op de hoogte wordt gehouden van curriculumwijzigingen en  waar vooral de kwaliteit van de opleidingsonderdelen wordt bewaakt. Hier vertegenwoordig je je gehele bachelor- of masteropleiding. Tenslotte zijn er de leden van de Studentenraad, die zich inzetten voor de volledige studentenpopulatie, verkozen zijn en zetelen in verschillende beleidsorganen van de universiteit.

In dit eerste deel van de handleiding gaan we verder in op de evaluatievergadering zelf, geven we meer uitleg over de werking van de Studentenraad en leggen we tevens kort de structuur van de Universiteit Hasselt uit.

Studentenvertegenwoordigers in de evaluatievergaderingen

  • Vertegenwoordigen hun richting, jaar en groep
  • Bespreken de huidige opleiding met hun onderwijsteam

Studentenvertegenwoordigers in de OMT’s

  • Vertegenwoordigen hun bachelor- of masteropleiding of in bepaalde gevallen zelfs de hele opleiding
  • Brespreken en op de hoogte worden gehouden van curriculumontwikkelingen en – wijzigingen
  • Maken een derde uit van de leden van het OMT
  • Hebben stemrecht

Studentenvertegenwoordigers in de Studentenraad

  • Vertegenwoordigen de volledige studentenpopulatie
  • Zetelen in de beleidsorganen
  • Komen op voor de rechten van de student
  • Maken het zo aangenaam mogelijk op de Universiteit Hasselt

Evaluatievergadering

Om te checken of het onderwijs dat aangeboden wordt van hoog niveau is, zijn er allerlei vormen van evaluatie voorzien, zoals onder andere de online enquêtes over de vakken na de onderwijsperiodes en de visitatiecommissies die om de 8 jaar een bepaalde richting onder de loep nemen. Daarnaast zijn er ook de evaluatievergaderingen per richting, studiejaar en eventueel per groep, waarin afgevaardigden van de studenten samen met de studieloopbaanbegeleider en het onderwijsteam (de professoren en/of assistenten) de huidige vakken in een onderwijsperiode bespreken.

Wat kan aangekaart worden?

Tijdens een evaluatievergadering worden alle vakken behandeld die in de huidige
onderwijsperiode gegeven worden. Dit is dan ook het moment om zowel de aandachtspunten, maar zeker ook de positieve punten aan te halen.

Zo kan het bijvoorbeeld voorvallen dat een professor een bepaald deel van de leerstof niet duidelijk genoeg uitgelegd heeft, de werkzitting niet diep genoeg ingaat op de leerstof, deadlines onduidelijk zijn, assistenten te weinig langskomen tijdens de zelfstudiemomenten of dat slides zonder reden te laat of helemaal niet beschikbaar zijn. Daarnaast kun je ook andere praktische zaken aanhalen, zoals bijvoorbeeld een tekort aan voorziene lokalen voor de zelfstudie, uurroosters die te veel en te laat veranderen, cursusmateriaal dat niet beschikbaar is, enz. Aangezien jullie als studenten rechtstreeks tegenover het onderwijsteam zitten, kunnen deze problemen vaak onmiddellijk samen opgelost worden.

Daarnaast bieden de evaluatievergaderingen ook de mogelijkheid om positieve punten uit een vak aan te halen. De universiteit probeert haar onderwijs continu te verbeteren en bij te schaven en als in een opleidingsonderdeel interessante methodes toegepast zijn, dan kunnen deze eventueel ook op andere plaatsen overgenomen worden. Als daarnaast een prof of assistent een verhelderende les gegeven heeft, laat hem/haar dat dan ook zeker weten op een evaluatievergadering; zo weten ook zij dat ze goed bezig zijn en zo verder kunnen doen.

Moet ik altijd wachten tot een evaluatievergadering?

Uiteraard moet je niet altijd wachten tot een evaluatievergadering om een probleem aan te kaarten, aangezien deze vaak op voorhand opgelost kunnen worden.  Zo kun je – zeker bij dringende ongemakken –  eerst de prof of assistent zelf aanspreken over het probleem of kun je dit overleggen met de studieloopbaanbegeleider. Het is namelijk zonde om een probleem dat zich in de eerste week voordoet pas in week 5 aan te kaarten, terwijl dit heel eenvoudig opgelost had kunnen worden.

Indien dit geen resultaat geeft, dan is de evaluatievergadering een uitstekend moment om het probleem opnieuw te behandelen aangezien je dan de steun krijgt van meer studenten en er een grote opvolging van het probleem is.

Wat met gevoelige problemen?

Soms kan het voorkomen dat je een probleem of een geschil niet eenvoudig kan oplossen en je op de evaluatievergadering ook moeite kan hebben om dit aan te brengen; je bent uiteraard een student die tegenover de prof zit. We raden je aan om in zulke gevallen eerst contact op te nemen met je studieloopbaanbegeleider of ombuds, die je vervolgens zal adviseren hoe je dit het beste kan aanpakken. Vergeet wel niet dat je in de evaluatievergadering zit als een vertegenwoordiger van een groep en dus niet enkel uit eigen naam hoort te handelen. Uiteraard mag je ook altijd een StuRa-lid hiervoor contacteren; wij zullen je hierbij zo goed mogelijk trachten bij te staan.

Wanneer?

Wanneer een evaluatievergadering plaatsvindt is sterk afhankelijk van faculteit tot faculteit en zelfs verschillend per richting. Normaal gesproken vindt er één evaluatievergadering per trimester of semester plaats. In de ene faculteit worden alle vakken geëvalueerd, terwijl in de andere opleiding enkel de knelpuntvakken en -blokken aangehaald worden. Elke evaluatievergadering wordt tevens opgenomen in de uurrooster; zo weet elke student wanneer de volgende evaluatievergadering voor zijn opleiding doorgaat.

Indien een evaluatievergadering te laat in een periode gepland is of er helemaal geen voorzien is, en je wil toch graag samenkomen, meld dit gerust aan je studieloopbaanbegeleider, waarna getracht zal worden om dit op te lossen.

Praktische tips voor de OMT- en evaluatievergadering

In dit deel willen we jullie een aantal praktische tips geven, die van pas kunnen komen bij de OMT- en evaluatievergaderingen. We doorlopen hierbij een zestal stappen, beginnende vanaf het ontvangen van de uitnodiging voor een dergelijke vergadering, de voorbereiding ervan, de vergadering zelf en de opvolging. Een belangrijk aspect hierbij is het contact met je achterban, zowel vóór als ná de vergadering.

Dit stappenplan is tot stand gekomen uit onze eigen ervaringen en besprekingen met de studieloopbaanbegeleiders. Het zijn aantal praktische tips die je kunnen helpen om dit goed aan te pakken.

Uitnodiging ontvangen

Je bent studentenvertegenwoordiger en hebt een uitnodiging per mail ontvangen om naar een OMT- of evaluatievergadering te gaan. Wat moet je nu doen?

Je kan gaan

Het is altijd fijn voor de studieloopbaanbegeleiders of OMT-voorzitter om te weten wie allemaal aanwezig zal zijn op de evaluatievergadering. Bevestig je aanwezigheid dus even via mail.

Je kan niet gaan

Indien je verhinderd bent, breng de studieloopbaanbegeleider of OMT-voorzitter hier dan van op de hoogte en zoek eventueel een plaatsvervanger als je maar met enkele afgevaardigden bent.

Als je problemen of aandachtspunten hebt te melden, geef deze dan ook door, ofwel aan een andere studentenvertegenwoordiger ofwel aan de studieloopbaanbegeleider zelf.

Achterban contacteren

Het is belangrijk dat je niet enkel je eigen mening verkondigt op een vergadering, maar dat wat je zegt representatief is voor de volledige studentenpopulatie van je richting / jaar / groep / opleidingsniveau. Probeer daarom dus feedback te krijgen van je  medestudenten.

Hoe je achterban contacteren om feedback te verzamelen?

  • Vraag in de zelfstudielokalen of na een hoorcollege de mening van je medestudenten. Vraag of zij eventueel nog opmerkingen hebben.
  • Stuur een mail naar je medestudenten.
  • Via BlackBoard kun je ook een bericht sturen naar alle studenten van een bepaald opleidingsonderdeel.
  • Sommige richtingen hebben ook een eigen forum; maak hiervan dan gebruik om informatie in te winnen.

Vergadering voorbereiden

Het is altijd belangrijk om goed voorbereid naar een vergadering te gaan. Dit zorgt ervoor dat je eventuele problemen veel beter kan aankaarten en zorgt er tevens voor dat je niet te snel vastgepraat wordt.

Indien er zich problemen voordoen, denk dan op voorhand na hoe je ze gaat behandelen. Schat daarbij ook de grootte van het probleem in en denk al eens na over de reactie. Geldt dit probleem voor de hele studentenpopulatie of hebben slechts enkele studenten er last van? Zoek zeker ook voldoende argumenten om je uitleg te versterken. Als je uitleg te vaag is, kan het probleem veel sneller van tafel geveegd worden. Probeer eventueel ook na te vragen of het probleem zich de vorige jaren al voordeed.

Probeer daarnaast ook telkens positieve zaken aan te halen; zo’n vergadering is namelijk niet enkel een klaagbank, maar dient om ook de positieve elementen van de opleidingsonderdelen aan te halen.

Tip

Het kan handig zijn om bij elk opleidingsonderdeel voor jezelf alle onderwijs- en leervormen en examens af te gaan en hierover na te denken of je er iets positiefs of negatiefs over kan zeggen.

Je kan hiervoor volgend lijstje gebruiken als hulpmiddel:

  • Hoorcolleges
  • Werkzittingen
  • Responsiecolleges
  • Practica
  • Projecten
  • Lesmateriaal

Vergadering zelf

Elementaire zaken

  • Wees op tijd.
  • Wees voorbereid.
  • Wees duidelijk, omschrijf je probleem niet te vaag maar concretiseer het met
    voldoende argumenten en houd het telkens op feiten.
  • Luister actief, stel vragen en laat je niet zomaar afschepen; kom op voor je
    mening.
  • Blijf steeds vriendelijk en verhef je stem niet. Soms voelt de docent zich aangevallen als je een probleem signaleert, maar handel dit op een fatsoenlijke manier af.
  • Houd er altijd rekening mee dat je een groep studenten vertegenwoordigt en dus niet enkel je eigen mening verkondigt.

Enkele tips

  • Denk aan je houding, probeer zelfzeker over te komen.
  • Vermeld niet enkel negatieve punten, maar behandel ook zeker de positieve
    zaken (bijvoorbeeld: de hoorcolleges worden goed gegeven, de assistenten bieden goede ondersteuning, ...).
  • Begin niet onmiddellijk aan te vallen.
  • Denk na over wat je gaat zeggen.

Terugkoppelen

Na de vergadering is het belangrijk dat je de gemaakte afspraken ook terugkoppelt naar je medestudenten. Regelmatig worden er zaken verduidelijkt, zoals informatie over de examens, deadlines, ... en dit belangt uiteraard iedereen aan. In bepaalde gevallen zal de prof of assistent het zelf vermelden in de eerstvolgende les; anders wordt dit van jou verwacht. Bespreek dit eventueel tijdens de vergadering zelf.

Je kan op dezelfde manier terugkoppelen naar je medestudenten door de hiervoor
behandelde methodes voor achterbanconsultatie toe te passen.

Opvolgen

Als alles goed verloopt, krijg je na elke vergadering een verslag toegestuurd waarin de besproken topics en afspraken vermeld zijn.

Controleer altijd of het verslag ook correct weergeeft wat gezegd is en of je problemen ook goed verwoord zijn. Het kan soms gebeuren dat door een andere verwoording bepaalde zaken geminimaliseerd of juist te fel uitvergroot worden.

Controleer voor de volgende vergadering ook altijd wat er precies afgesproken was in dit verslag en kom er desnoods op terug.

Samengevat

  • Haal in een vergadering ook positieve punten van een vak of opleiding aan.
  • Wacht niet tot een evaluatievergadering om dringende problemen aan te kaarten.
  • Raadpleeg altijd je achterban.
  • Neem contact op met je studieloopbaanbegeleider als je niet weet hoe je een gevoelig punt moet aankaarten.
  • Neem de tijd om de vergadering voor te bereiden.
  • Koppel de gemaakte afspraken terug naar je medestudenten.

Wie kan ik aanspreken?

Als je een probleem of vraag hebt, dan weet je soms niet onmiddellijk wie je hierover het beste kan aanspreken. In dit deel proberen we jullie een overzicht te geven van de mogelijke personen bij wie je terecht kan voor welke problemen.

Een overzichtslijst van alle personen kan je terugvinden op www.uhasselt.be en op www.sturauhasselt.be. Indien je praktische gegevens zoals het e-mailadres, lokaal of telefoonnummer van een personeelslid zoekt, dan kan je deze via www.uhasselt.be/wieiswie opvragen.

Onderwijsteam

Voor vakinhoudelijke begeleiding kun je altijd rechtstreeks terecht bij de docenten en assistenten van het betreffende onderwijsonderdeel. Spreek je prof even aan na de les of leg je probleem voor aan de assistent tijdens de zelfstudie of werkzittingen; je kan hen ook altijd een mailtje sturen. De Universiteit Hasselt is gekend om de kleine afstand tussen onderwijsteam en student, maak er dus goed gebruik van.

Studieloopbaanbegeleider

Bij de studieloopbaanbegeleiders kan je langsgaan om begeleid te worden doorheen het studieproces. Heb je moeilijkheden om het studiemateriaal te verwerken, dan kan je bij hen langsgaan voor studieadvies en –begeleiding. Ook als je twijfelt aan je studiekeuze kan je eveneens bij hen terecht.

Ook maken zij deel uit van de evaluatievergadering. Heb je een moeilijk punt, overleg dan eerst even met je studieloopbaanbegeleider. Zij bekijken de zaak dan samen met jou. De studieloopbaanbegeleiders geven indien nodig ook advies en/of ondersteuning bij het samenstellen of wijzigen van individuele trajecten .

Ombuds

Voor geschillen tussen docent en student(en) tijdens het onderwijs of de examens is de ombuds per studierichting het eerste aanspreekpunt. Indien er bijvoorbeeld een negatieve escalerende communicatie met een docent/onderwijsteam tijdens het onderwijs ontstaat, of onregelmatigheden/fouten zijn voorgekomen tijdens de examens, contacteer dan je ombuds. Je kan de naam van deze persoon terugvinden op je examenrooster en op de website.

Voorzitter OMT

De voorzitter van het onderwijsmanagementteam (OMT) kan je aanspreken voor zaken in verband met de implementatie van het curriculum. Het OMT bereidt de curriculumontwikkelingen en -wijzigingen voor en staat in voor de dagelijkse opvolging en bewaking van de kwaliteit van de opleidingsonderdelen en de opleiding.

Voorzitter examencommissie

Aan de voorzitter van de examencommissie richt je je steeds voor formele goedkeuringen: een laattijdige inschrijving, een geïndividualiseerd traject, vrijstellingen, enz. In de praktijk richt je deze vragen aan de onderwijskundige, verbonden aan de examencommissie.  Zij bereiden het dossier voor zodat de voorzitter van de examencommissie of de examencommissie een formele uitspraak kan doen.

Ook bij onregelmatigheden tijdens examens, speelt de voorzitter van de examencommissie een belangrijke rol. Je kunt de naam van deze persoon terugvinden op je
examenrooster of op de website.

Studentenraad

Uiteraard mag je ook altijd de leden van de Studentenraad contacteren als je een probleem hebt en niet weet hoe je dit het beste moet aanpakken. StuRa-leden kennen de werking van de universiteit en kunnen je daardoor gepast ondersteunen en eventueel zelf contact opnemen met de betrokken personen. Opmerkingen, voorstellen, ideeën, enz. die het leven op de campus op alle mogelijke vlakken kunnen verbeteren zijn altijd welkom.

Verklarende woordenlijst

Iedereen op de universiteit heeft de neiging om alle mogelijke namen af te korten, hetgeen soms voor onduidelijkheid kan zorgen bij het doornemen van documenten of het volgen van bepaalde conversaties. Om door de bomen het bos weer te zien, volgt op de volgende pagina’s een overzicht met de meest voorkomende afkortingen.

 

AAP

Assisterend Academisch Personeel

Praktijkassistenten, mandaatassistenten, doctor-assistenten, ...

ABA

Dienst Associatie Beleid en Administratie

ARK

Faculteit Architectuur en kunst

ATP

Administratief en Technisch Personeel

AUHL

Associatie Universiteit-Hogescholen Limburg

Associatie bestaande uit Universiteit Hasselt en de PXL.

BAP

Bijzonder Academisch Personeel

Bursalen, doctor-navorsers en navorser-licentiaat    

BC

Bestuurscollege (zie 1.3.2)

BEW

Faculteit Bedrijfseconomische Wetenschappen

BIB

Bibliotheek

BIBINF

Onderzoeksgroep Informetrie

BIOMED

Biomedisch Onderzoeksinstituut

BOF

Bijzonder Onderzoeksfonds

Fonds waarbinnen de universiteit projecten van fundamenteel
wetenschappelijk onderzoek kan toekennen.

CAD

Centrale Administratieve Diensten

Het rectoraat

CenStat

Centrum voor Statistiek

CID

Centrale Informatica Dienst

CMK

Centrum voor Milieukunde

CTL

Centrum voor Toegepaste Linguïstiek

CvD

College van Decanen (zie 1.3.3)

DIOS

Dienst Internationalisering en Ontwikkelingssamenwerking

DMO

Dienst Marketing Onderwijs

DOC

Dienst Onderzoekscoördinatie

DOW

Dienst Onderwijscoördinatie

EDM

Expertisecentrum voor Digitale Media

EFRO

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling

ERC

Dienst Externe Relaties en Communicatie

FIN

Dienst Financiën

FR

Faculteitsraad (zie 1.3.5)

FWO

Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek

GEN

Faculteit Geneeskunde en Levenswetenschappen

HOR

Hogeronderwijsregister

IIW

Faculteit Industriële ingenieurswetenschappen

IKZ

Interne Kwaliteitszorg

Heeft betrekking op alle middelen die de kwaliteit van het onderwijs hoog houden en omvat bijvoorbeeld evaluatievergaderingen,
enquêtes na de onderwijsperiodes, …

IMO

Instituut voor Materiaal Onderzoek

IMOB

Instituut voor Mobiliteit

IWT

Vlaams Instituut voor bevordering van het Wetenschappelijk-
Technologisch onderzoek in de industrie

KIZOK

Kenniscentrum voor Ondernemerschap en Innovatie

MAT

Dienst Materiële Voorzieningen

MOB

School voor Mobiliteitswetenschappen

OER

Onderwijs- en examenregeling

Bevat alle regels die betrekking hebben op het onderwijs en de
examens en is dus één van de belangrijke documenten voor het onderwijs.

OMT

Onderwijs Management Team

Bereidt  de curriculumontwikkelingen en -wijzigingen voor en staat in voor de dagelijkse opvolging en bewaking van de kwaliteit van de opleidingsonderdelen en de opleiding; bestaat uit een groep docenten van de desbetreffende opleiding.

OU

Open Universiteit

Biedt cursussen en diplomaprogramma’s aan in afstandsonderwijs, waarbij de studenten via zelfstudie een universitair diploma kunnen behalen.

OWR

Onderwijsraad (zie 1.3.4)

PER

Dienst Personeel

RBA

Dienst Rectoraat Beleid en Administratie

REC

Faculteit Rechten

RvB

Raad van Bestuur (zie 1.3.1)

RvS

Raad voor Studentenvoorzieningen (zie 1.3.6)

SEIN

Instituut voor Gedragswetenschappen

StuRa

Studentenraad

STUS

Dienst Studentensecretariaat

STUV

Dienst Studentenvoorzieningen

StuVer

Studentenvertegenwoordiger

TTO

Tech Transfer UHasselt

Staat in voor het stimuleren van kennis- en technologieoverdracht van de Universiteit Hasselt en de geassocieerde hogescholen naar de bedrijfswereld.

tUL

transnationale Universiteit Limburg

Een uniek samenwerkingsverband van twee universiteiten in twee
landen: de Universiteit Hasselt en Maastricht University. De opleidingen informatica, statistiek en biomedische wetenschappen zijn ondergebracht in dit samenwerkingsverband.

VLIR

Vlaamse Interuniversitaire Raad

VLOR

Vlaamse Onderwijsraad

VVS

Vlaamse Vereniging van Studenten

De overkoepelende organisatie van studentenraden verbonden
aan de universiteiten en hogescholen in Vlaanderen.

WET

Faculteit Wetenschappen

ZAP

Zelfstandig Academisch Personeel

Docenten en gastprofessoren

ZER

Zelfevaluatierapport

Document dat opgesteld wordt door de instelling zelf naar aanleiding van de visitatie van een richting en deze opleiding uitvoerig bespreekt en evalueert.